Politique de confidentialité

1. Identité et contact

UpTrainer CRM est édité par UpTrainer L.L.C-FZ, Free Zone Limited Liability Company, Formation Number 2647474, License Number 2647474.01, Meydan Grandstand, 6th floor, Meydan Road, Nad Al Sheba, Dubai, U.A.E.

Contact pour les données personnelles : contact@uptrainer.fr.

2. Nos rôles selon les données

Pour les données de compte, de facturation, de sécurité et de relation commerciale nécessaires à la gestion du service, UpTrainer agit comme responsable du traitement.

Pour les données de prospects, clients et collaborateurs qu’une organisation cliente importe, saisit ou collecte dans son espace CRM, cette organisation détermine les finalités du traitement. Elle agit comme responsable du traitement et UpTrainer comme sous-traitant. Ce traitement est encadré par notre accord de traitement des données (DPA) conformément à l’article 28 du RGPD.

3. Données et finalités

• Compte et équipe : identité, coordonnées, organisation, rôle et préférences, pour créer et administrer le compte.
• Données CRM : contacts, statuts, notes, tags, formulaires, rendez-vous, communications et informations commerciales, pour fournir les fonctions choisies par le client.
• Transactions : montants, échéances, statuts de paiement et commissions, sans stockage des numéros complets de carte bancaire.
• Intégrations : identifiants techniques chiffrés et données synchronisées avec les services activés par l’administrateur.
• Données techniques : adresse IP, navigateur, journaux et événements de sécurité, pour protéger, diagnostiquer et améliorer le service.
• Support : messages et pièces transmis lors d’une demande d’assistance, pour traiter cette demande.

4. Bases légales

Selon le traitement, nous nous fondons sur l’exécution du contrat, notre intérêt légitime à sécuriser et améliorer le service, le respect d’une obligation légale ou le consentement lorsque celui-ci est requis. Pour les données traitées pour le compte d’un client, le client détermine la base légale applicable et UpTrainer suit ses instructions documentées.

5. Hébergement principal

Un placement régional décrit la localisation principale du composant. Il n’exclut pas les opérations de réseau, de sécurité, de sauvegarde ou d’assistance prévues par le fournisseur.

6. Destinataires et sous-traitants

Les prestataires essentiels au fonctionnement du service sont :

• Vercel — hébergement applicatif, fonctions serveur, CDN et sécurité réseau ;
• Supabase — base PostgreSQL et sauvegardes ;
• Cloudflare — médias, vidéo et sécurité réseau ;
• Upstash — cache, limitation de débit et files de tâches ;
• Resend — emails transactionnels et séquences email activées ;
• Sentry — détection des erreurs techniques, région Union européenne (Francfort) ; les données personnelles sont retirées des rapports avant leur envoi.

Anthropic peut traiter le contenu transmis à une fonction d’assistance par IA, lorsque l’utilisateur la déclenche ou lorsque l’administrateur du compte active une analyse automatique (par exemple la notation des affaires ou la lecture des appels enregistrés) ; ces analyses automatiques sont désactivées tant qu’il ne les a pas activées. Lorsque le Setter IA est activé pour un espace, Anthropic traite aussi les conversations Instagram de cet espace pour rédiger les réponses de l’assistant (section 12). OpenAI peut traiter les notes vocales envoyées pour transcription. La liste détaillée, les localisations et les garanties contractuelles figurent dans le DPA.

L’administrateur peut aussi connecter des services tiers tels que Stripe, Google, Meta, Calendly, Discord, Telegram, Whop, Aircall, Allo, Fathom, Make, Notion ou son propre serveur d’envoi d’emails (SMTP). Les données sont alors transmises sur son instruction et conformément aux conditions du service choisi. Pour les leads Facebook/Meta, aucune notification Discord ni Web Push externe n’est émise automatiquement : la notification reste exclusivement dans le CRM et est couverte par sa procédure de suppression.

Si l’administrateur configure dans ses automatisations l’action « Facebook CAPI » avec son propre pixel et sa propre clé d’accès Meta, le CRM transmet à Meta, pour son compte et sur son instruction, des événements de conversion (par exemple un rendez-vous ou une vente) accompagnés d’identifiants hachés (SHA-256, comme l’email ou le téléphone) afin que Meta mesure ses publicités. Cette transmission est distincte de l’application « UpTrainer » décrite à la section 12 et relève des conditions de Meta acceptées par le client.

7. Transferts internationaux

Même lorsque la base ou le calcul principal sont en Europe, certains prestataires, leurs réseaux ou leurs équipes d’assistance peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. L’accès strictement nécessaire à l’exploitation et au support par UpTrainer depuis les Émirats arabes unis constitue également un traitement international.

Selon le cas, ces opérations sont encadrées par une décision d’adéquation, le EU-US Data Privacy Framework, les clauses contractuelles types de la Commission européenne et des mesures techniques et organisationnelles complémentaires. Pour les traitements réalisés pour le compte d’un client, les modalités applicables sont détaillées dans le DPA UpTrainer CRM.

8. Sécurité

• chiffrement des communications par TLS/HTTPS ;
• chiffrement AES-256-GCM des identifiants et jetons d’intégration ;
• hachage des mots de passe avec bcrypt et sessions authentifiées ;
• isolation logique des organisations et contrôles d’autorisation côté serveur ;
• contrôle des accès, journalisation, limitation de débit, sauvegardes et procédures de réponse aux incidents.

9. Conservation et suppression

Les données traitées pour le compte d’un client sont conservées pendant la relation contractuelle, puis restituées ou supprimées conformément au DPA. Les sauvegardes sortent de rotation selon le cycle du fournisseur. Les données de compte, pièces comptables, preuves contractuelles et journaux de sécurité pour lesquels UpTrainer agit comme responsable sont conservés pendant la durée nécessaire à leur finalité, aux obligations légales ou à la défense de droits en justice.

10. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer à un traitement lorsque le droit applicable le prévoit. Si vos données ont été collectées par l’un de nos clients dans son CRM, adressez d’abord votre demande à cette organisation ; nous l’assisterons dans sa réponse.

Écrivez à contact@uptrainer.fr. Vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France.

11. Google Calendar

Lorsque cette intégration est activée, UpTrainer CRM utilise l’adresse email du compte Google pour identifier la connexion. Le calendrier natif lit la liste des agendas accessibles et leurs droits afin de vous permettre de choisir l’agenda de destination et les agendas à vérifier pour les conflits. Les périodes occupées de ces agendas servent à proposer des créneaux disponibles et à prévenir les doubles réservations.

UpTrainer CRM crée les rendez-vous dans l’agenda de destination choisi et lit, modifie ou annule les événements nécessaires à leur gestion. Chaque réservation conserve la référence de son compte et de son agenda d’origine, même si vous changez ensuite de destination. L’intégration historique continue d’utiliser le calendrier principal. Les changements effectués directement dans Google ne sont pas automatiquement répercutés dans la gestion des réservations natives du CRM.

Rendez-vous de suivi posés directement dans Google. Si l’administrateur de votre organisation active cette fonction et que vous l’avez acceptée, UpTrainer CRM lit les événements de votre agenda connecté (agenda de destination et agenda principal) sur une période limitée, de deux jours en arrière à soixante jours en avant, pour retrouver les rendez-vous de suivi que vous avez posés vous-même avec un prospect déjà présent dans le CRM de votre organisation. Seuls sont examinés l’identifiant de l’événement, son statut, son type (rendez-vous, absence, temps de concentration…), son appartenance à une série, ses horaires et sa date de création, l’adresse e-mail et la réponse de ses invités, son lien de visio, les marques que le CRM pose sur ses propres événements, et la présence d’un lien d’outil de réservation dans sa description ou son lieu ; le titre n’est pas demandé à Google, et la description et le lieu ne sont jamais conservés. Un événement dont aucun invité n’est un prospect du CRM est ignoré : rien n’en est conservé. Pour un événement retenu, le CRM enregistre le rendez-vous sur la fiche du prospect (date, durée, lien de visio, référence de l’événement), visible par l’équipe de votre organisation, puis suit ses reports et ses annulations faits dans Google. Cet enregistrement ne crée ni ne modifie rien dans Google et n’envoie rien aux invités ; ensuite, ce rendez-vous est géré comme ceux que le CRM crée : annulé, mis à la corbeille ou confié à un autre closer depuis le CRM, son événement est retiré de votre agenda et l’invitation de ses invités est annulée, sans e-mail ; au départ d’un closer, le prospect reçoit l’invitation du closer qui reprend le rendez-vous, puis l’annulation de l’ancienne. Vous pouvez retirer votre accord à tout moment, en écrivant à contact@uptrainer.fr ou à votre administrateur : la lecture s’arrête dès que le retrait est enregistré. Révoquer l’accès depuis votre compte Google l’arrête aussi.

Nous stockons les jetons d’accès et de renouvellement chiffrés, l’identité du compte connecté, vos sélections d’agendas et les références des événements associés aux rendez-vous, ainsi que, pour les rendez-vous de suivi, la décision prise sur chaque événement d’un prospect (référence de l’événement, horaires, fiche concernée), sans son contenu. Nous ne conservons pas de copie générale de vos agendas. Chaque utilisateur peut déconnecter ses comptes dans le CRM ou révoquer l’accès depuis son compte Google ; tant qu’un rendez-vous de suivi à venir est relié à un agenda, le CRM refuse de le déconnecter, pour pouvoir encore retirer ce rendez-vous ou prévenir le prospect (révoquer l’accès depuis Google reste possible). Les données de rendez-vous déjà enregistrées dans le CRM restent soumises aux règles de conservation et de suppression décrites ci-dessus.

Permissions Google demandées : calendar.calendarlist.readonly (liste des agendas et droits d’accès), calendar.events.freebusy (périodes occupées des agendas sélectionnés), calendar.events (création, lecture, modification et annulation des événements de rendez-vous ; lecture des événements pour retrouver les rendez-vous de suivi, si la fonction est activée et acceptée) et userinfo.email (identification du compte connecté). UpTrainer CRM n’accède ni à Gmail, ni aux contacts, ni à Google Drive.

English summary for Google users. When you connect a Google account, UpTrainer CRM uses your account email to identify the connection, reads the list of your calendars and their access roles so you can choose a destination calendar and the calendars checked for conflicts, reads busy time in the selected calendars to offer available slots, and creates, reads, updates or cancels the appointment events it manages in the chosen destination calendar. If your organization’s administrator enables follow-up detection and you consent to it, UpTrainer CRM also reads the events of your connected calendars (destination and primary) from two days in the past to sixty days ahead, to find follow-up meetings you scheduled yourself with a prospect already in your organization’s CRM. Only the event identifier, status, type (meeting, out of office, focus time…), whether it belongs to a recurring series, times and creation date, attendee email addresses and responses, video link, the markers the CRM sets on its own events, and whether the description or location contains a booking-tool link are used; event titles are not requested, and descriptions and locations are never stored. Events without a CRM prospect among the attendees are ignored and nothing about them is kept. A matched event is recorded on the prospect’s file (date, duration, video link, event reference), visible to your organization’s team, and its later moves and cancellations in Google are followed. Recording it creates or changes nothing in Google and sends nothing to attendees; afterwards the appointment is handled like those the CRM creates: if it is cancelled, deleted or reassigned in the CRM, its event is removed from your calendar and its guests’ invitation is cancelled without email; when a closer leaves, the prospect receives the new closer’s invitation, then the cancellation of the previous one. You can withdraw your consent at any time (reading stops as soon as the withdrawal is recorded) or revoke access from your Google Account. We store encrypted access and refresh tokens, the connected account identity, your calendar selections, the event references linked to appointments and, for follow-up detection, the decision made on each prospect event (event reference, times, related file), never a general copy of your calendars. You can disconnect from the CRM, except while an upcoming follow-up meeting is linked to that calendar (the CRM then keeps the connection so it can still remove the meeting or notify the prospect), and you can revoke access from your Google Account at any time. We do not access Gmail, Contacts or Drive, and we do not sell or transfer Google user data to third parties or use it for advertising.

Cette utilisation respecte la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences de Limited Use.

12. Meta / Facebook

Lorsqu’un client connecte ses actifs Meta par l’application « UpTrainer », UpTrainer CRM traite, pour son compte et sur ses instructions, uniquement les données décrites ci-dessous.

Prospects des formulaires instantanés (Lead Ads). Pour les Pages et formulaires qu’un administrateur du client a explicitement sélectionnés : les réponses au formulaire, la date d’envoi, le formulaire et, lorsque le client accorde la permission correspondante, les identifiants et noms de la publicité, de l’ensemble et de la campagne d’origine ainsi que la plateforme d’origine, pour afficher l’origine du prospect.

Données publicitaires, en lecture seule. Lorsque le client accorde aussi l’accès à ses comptes publicitaires, UpTrainer CRM lit, pour les seuls comptes publicitaires qu’il a sélectionnés dans la fenêtre de connexion de Meta : la devise et le fuseau horaire de chaque compte ; les identifiants, noms et statuts de diffusion de ses campagnes, ensembles de publicités et publicités, ainsi que le budget et les dates des campagnes et des ensembles ; pour les ensembles et les publicités qui ont dépensé au cours des 90 derniers jours, un résumé du ciblage de l’ensemble (âge, sexe, lieux, plateformes de diffusion, audience Advantage+) et la créative de la publicité (format, vignette ou image, titre, texte et bouton) ; enfin, jour par jour, la dépense, les impressions et les clics de chaque publicité. Le reste des réponses de Meta n’est pas conservé.

Ces données servent à montrer au client, dans l’écran « Suivi publicitaire » de son CRM, ce que chaque publicité, ensemble et campagne lui coûte et lui rapporte : dépense, coût par lead, par rendez-vous, par présent et par vente, ventes, montant encaissé et ROAS, calculés avec les prospects, rendez-vous, présences, ventes et encaissements enregistrés dans son propre CRM. Le total mensuel de la dépense alimente aussi ses tableaux de bord (indicateurs et compte de résultat), et les noms des campagnes, ensembles et publicités apparaissent aussi sur les fiches et les listes de prospects de son espace. Les impressions et les clics ne sont affichés que dans un suivi interne de l’équipe UpTrainer qui accompagne le client.

Ces données ne sont visibles que du client et des membres de l’équipe UpTrainer qui l’accompagnent, jamais d’un autre client. Elles sont conservées tant que la connexion reste active et que l’accès aux comptes publicitaires reste accordé. Les données lues par une connexion sont effacées : aussitôt lorsque le client déconnecte Facebook dans les intégrations du CRM ; dès que Meta nous signale que l’application a été retirée de ses paramètres Facebook ; lors du traitement d’une demande de suppression envoyée par Facebook ; et, pour un compte publicitaire retiré de l’autorisation ou si l’accès aux comptes publicitaires est retiré, dès que la lecture suivante le constate. Les totaux mensuels qui en découlaient sont alors recalculés à partir des données restantes.

Messagerie Instagram (Setter IA). Si le client connecte son compte Instagram professionnel au Setter IA, par l’application « UpTrainer » et la Page Facebook reliée à ce compte, UpTrainer traite, pour son compte et sur ses instructions : l’identifiant, le nom d’utilisateur et le nom de ce compte Instagram ; l’identifiant de la Page et son jeton d’accès, chiffré (AES-256-GCM) ; l’identifiant Facebook de l’administrateur qui a connecté le compte et les autorisations accordées ; pour chaque personne qui écrit à ce compte, son identifiant Instagram propre à l’application, son nom, son nom d’utilisateur, le texte de ses messages (pour une pièce jointe, seulement son type) et leur heure ; les réponses envoyées depuis UpTrainer et celles écrites depuis l’application Instagram.

Ces données servent uniquement à recevoir ces messages dans l’espace du client et à y répondre pour lui, par son équipe ou par l’assistant IA réglé pour son compte. L’assistant se présente comme une IA dans son premier message, n’écrit jamais en premier et n’écrit que dans les 24 heures qui suivent le dernier message de la personne ; l’équipe du client peut reprendre la main à tout moment. Pour rédiger les réponses de l’assistant, la conversation et les réglages du compte sont transmis à notre fournisseur de modèle d’IA, Anthropic (États-Unis), qui les traite pour notre compte. Ces données ne sont ni utilisées pour de la publicité, ni vendues, ni partagées avec un autre client ; elles sont visibles du client et des membres de l’équipe UpTrainer qui l’accompagnent.

Les conversations sont conservées dans l’espace du client tant qu’il ne les supprime pas, pendant la relation contractuelle (section 9). Le client peut supprimer une conversation à tout moment ; un message retiré par la personne qui l’a écrit disparaît de la conversation. « Déconnecter » dans le CRM, ou le retrait de l’application dans les paramètres Facebook, efface aussitôt le jeton : plus aucun message n’est reçu ni envoyé, et les conversations déjà reçues restent dans l’espace du client. Une demande de suppression des données envoyée par Facebook efface en plus tous les messages, conversations et contacts reçus par les comptes Instagram que cette personne avait connectés. Une personne qui a écrit à un client peut lui demander la suppression de sa conversation, ou nous écrire à contact@uptrainer.fr. Pour ces données, le client est responsable du traitement et UpTrainer agit comme sous-traitant.

Entreprises et Pages. Lorsque le client autorise toutes ses Pages actuelles et futures dans la fenêtre de connexion de Meta et accorde aussi l’accès à ses portefeuilles d’entreprise Meta, si Meta ne transmet pas la liste de ses Pages, l’application lit seulement l’identifiant de ses portefeuilles d’entreprise, puis l’identifiant et le nom des Pages que ces portefeuilles possèdent ou gèrent pour un client. Elle relit ensuite chacune de ces Pages avec l’autorisation du client, écarte celles auxquelles il n’a pas accès et traite les autres comme toute Page autorisée, pour recevoir ses prospects. De ces lectures, seuls l’identifiant, le nom et le jeton d’accès chiffré des Pages sont conservés ; la liste des portefeuilles ne l’est pas. L’application ne lit rien d’autre de ses portefeuilles et n’y crée, n’y modifie ni n’y supprime rien.

Nous conservons aussi la liste des Pages et formulaires choisis, l’identifiant Facebook de l’administrateur qui a autorisé l’application et les jetons d’accès, chiffrés (AES-256-GCM). Les données reçues de Meta ne sont ni utilisées pour de la publicité, ni vendues, ni mélangées entre clients ; en dehors des transmissions décrites dans cette section, elles ne sont communiquées qu’aux prestataires listés dans cette politique, qui les traitent pour notre compte. L’application ne crée, ne modifie, ne met en pause, ne publie ni ne finance aucune publicité, aucun ensemble de publicités, aucune campagne ni aucune audience, ne lit aucune donnée sur les personnes qui composent une audience, et n’accède ni aux conversations Messenger des Pages Facebook, ni au contenu publié sur ces Pages ; son seul accès à un compte Instagram est la messagerie décrite ci-dessus. Pour ces données, le client est responsable du traitement et UpTrainer agit comme sous-traitant.

Le client peut déconnecter Facebook à tout moment dans les intégrations du CRM, ou retirer l’application de ses paramètres Facebook : la connexion est alors fermée aussitôt dans le CRM. Il peut demander la suppression des données reçues de Facebook en écrivant à contact@uptrainer.fr. Le suivi d’une demande de suppression envoyée par Facebook est disponible sur la page Suppression des données Facebook.

13. Modifications

Nous pouvons mettre cette politique à jour pour refléter une évolution du service, des prestataires ou du droit applicable. La date en tête de page indique la version en vigueur. Une modification matérielle sera portée à la connaissance des administrateurs du compte par un moyen approprié.